Selfcare für Assistenzen

Demnächst werde ich in einer Livesession zum Thema „Assistenz-Selfcare“ sprechen. Ich finde nämlich, dass Assistenzkräfte die Skills, die sie für ihr Team einsetzen, selten im gleichem Maße für sich selbst nutzen. Kommt euch das bekannt vor? Dann ist dieser Text auch für euch.

Als ich das Thema „Selfcare für die Assistenz“ vorschlug, hatte eine Kollegin sofort ein Beispiel parat: Sie hatte sich mal auf dem Weg zur Eventlocation total verfahren – denn sie hatte für alle im Team einen Reiseplan ausgedruckt – für alle, außer für sich selbst!

Wenn Assistenzen sich selbst vernachlässigen

Als ich neu war, hatte ich einen Termin mit zwei Kolleginnen vereinbart, keine Ahnung, worum es überhaupt ging. Ich weiß nur: Ich war pünktlich ab besprochenen Ort und niemand war da. Unangenehm. Die anderen wurden kurz vorher von ihren Teamkollegen angefordert und haben mich einfach links liegen lassen. Was für ein mieser erster Eindruck. Der Schuster hat die schlechtesten Schuhe und die Assistenz hat wohl den ungepflegtesten Terminkalender.

Dies kommt immer wieder vor: Assistenzen, deren Rechner nicht für Videokonferenzen ausgerüstet sind (keine Kamera, kein Mikrofon, nicht zu sehen, nicht zu hören). Assistenzen, die unvorbereitet zu einer Schulung kommen oder einen Call abbrechen, weil der Chef oder die Chefin etwas braucht. Wie wenig wertschätzend kann der Umgang miteinander sein? Und damit meine ich nicht den Chef.

Assistenzen tun alles, damit ihr Team immer professionell auftritt, optimal vorbereitet ist und stets komfortabel arbeiten kann: Kleinteilige Terminplanung für einen reibungslosen Tagesablauf, sauber abgestimmte Reiseunterlagen und eine gepflegte Kaffeeküche. Assistenzen richten Videocallverbindungen ein und bereiten Besprechungsräume so vor, dass sie die Visitenkarte des Unternehmens sind. aber eigene Visitenkarten? „Ach, die brauche ich nicht“. Die ergonomische Maus für die Kollegin bestellen? Kein Problem. Entscheidungsvorlagen für Verhandlungen mit Dienstleistern erstellen? Mit Links erledigt. Dafür sorgen, dass das eigene Büro gut beleuchtet ist? „Glühlampen sind ja nicht so wichtig, einen höhenverstellbaren Tisch brauchts eigentlich auch nicht und mein Gehalt wird schon irgendwie okay sein“.

Ich glaube, hier gibt es einen blinden Fleck: Assistenzen machen sich selbst und ihre eigenen Arbeitsbedingungen nicht zur Priorität, weil es ja ihr Job ist, andere zu unterstützen. Das ändern wir jetzt mit mehr Assistenz-Selbstfürsorge!

Selfcare statt Schoko-Schublade

Natürlich meine ich mit Selfcare nicht die Süßkram-Schublade, Meetingkekse kann ich eh nicht leiden! Mir fällt immer wieder auf, dass der Job gerne auf Talente und Fähigkeiten aus dem Privatleben zurückgreift („Du kannst doch Handlettering, entwirf doch mal schnell was für den Workshop“). Drehen wir den Spieß um, nutzen wir unser Skillset aus dem Job für unser Privatleben, genießen wir es und rechtfertigen wir uns bei niemandem dafür.

LinkedIn like a Boss

Wer die LinkedIn-Profile seiner Kolleginnen und Kollegen pflegt, kann sein eigenes genauso auf Hochglanz polieren: Vollständiger Werdegang, gutes Profilbild und Vernetzung mit den beruflichen Kontakten ist doch ein Klacks, wenn man dasselbe täglich für andere tut. Was bringt uns das? Ein berufliches Netzwerk aufzubauen ist gerade für Assistenzen prima – man kennt dann lauter coole Leute, die gerne andere unterstützen und breit aufgestellt sind. Und wäre es nicht ein erhabenes Gefühl, mehr Follower zu haben, als die Führungskraft? Das ist nämlich erlaubt 🙂

Zum Partytiger werden

Den idealen Caterer für das nächste Office-Event zu finden, ist noch die leichteste Übung? Dann steht der nächsten Geburtstags-, Motto- oder Halloween-Party nichts mehr im Wege. Das Budget mag vielleicht ein anderes sein, aber in der Planung von Events und im Aushandeln von Konditionen sind Assistenzen Profis. Kann gut sein, dass ihr das schonmal für den Verein oder für die beste Freundin gemacht habt, aber ganz für euch selbst? Ohne alles selbst zu stemmen? Das wird so aufregend!

Obercheckerin für Verträge und Budgetplanung

Assistenzen führen routiniert Budgetlisten, überwachen Vertragsfristen und verhandeln mit Dienstleistern – immer mit dem Ziel, für die eigene Organisationseinheit das beste Ergebnis rauszuholen und dem Unternehmen Geld zu sparen. Doch wie genau schauen Assistenzen auf das eigene Budget und ihre privaten Verträge? Ist der Strom- und Mobilfunkanbieter wirklich der mit den besten Konditionen? Wie sieht es mit den Versicherungen aus? Steuererklärung im Blick? Gehaltsverhandlung?! Da kann schon mal ein ordentliches Party- oder Wellnessbudget zusammenkommen.

Einfach nixen – was soll schon passieren?

Wenn sich der Wunsch zu helfen mit einem Hang zum Perfektionismus paart, kann das schnell zu Enttäuschungen führen: Vielleicht hat man alles für ein Projekt gegeben und die Chefin tausendmal gerettet, aber alle halten das für den Standard? Vielleicht steckt man viel Mühe in Aufgaben, die andere Kolleg*innen viel lockerer handhaben und niemand bemerkt einen Unterschied?

In solchen Momenten kann es sehr hilfreich sein, sich einmal nicht auf die anderen zu konzentrieren (die wissen schließlich nicht mal, wie man die Kaffeemaschine richtig reinigt und tauchen nie pünktlich im Teammeeting auf), sondern auf sich selbst. Erfasse ich meine Arbeitszeit richtig? Mache ich echte Pausen – nicht am Schreibtisch! Sorge ich für ein gutes Arbeitsumfeld für mich? Ergonomischer Arbeitsplatz, trinke ich genug Wasser und nicht nur ollen Kaffee? Was brauche ich, um gut arbeiten zu können? Was fehlt mir am Arbeitsplatz? Wann war ich zuletzt nach der Arbeit noch frisch genug, um etwas zu unternehmen?

Werfen wir einen Blick auf die Überstunden – ist es vielleicht an der Zeit, früher nach Hause zu gehen? Denn der Job liebt einen nicht zurück.