Am 21. Oktober habe ich ein OneNote-Webinar gehalten: „OneNote für Assistenz und Sekretariat – Einfach und effektiv“. Die Webinare für das ANiD haben sich inzwischen etabliert, zweimal im Jahr vermittle ich mein Wissen über die OneNote App. Wie fängt man also am besten an?
Das Web-Event richtete sich diesmal an Einsteigerinnen und Einsteiger. Dennoch ist es schwer zu sagen, welche Informationen die Gruppe braucht – haben die Teilnehmenden die App noch gar nicht angeschaut oder ein bisschen für sich ausprobiert? Haben einige vielleicht damit gearbeitet, es wieder aufgegeben und versuchen nun einen Neustart?
Ich war auf alles vorbereitet und tatsächlich haben mir einige Teilnehmerinnen im Chat bestätigt, dass sie auf einer Skala von 1 – 5 (1 = mein erstes Mal, 5 = Schonmal verwendet // Auffrischung) bei 5 liegen, die App aber unübersichtlich und die Arbeit damit irgendwie unbefriedigend finden.
Wie OneNote keinen Spaß macht
Für mich nichts Neues. Im September hatte ich dazu eine gute Unterhaltung, aber von OneNote war mein Gegenüber gar kein Fan. Der Chef hatte ihr und ihren KollegInnen den Auftrag gegeben, eine Art Abteilungs-Wiki mit OneNote aufzubauen und darin die wichtigsten Prozesse zu dokumentieren. Ein paar Monate später die Ernüchterung: Während sie sehr viel Mühe und Zeit investiert hatte, um interne Prozesse zu dokumentieren, hatten andere gar nichts eingetragen. Feedback? Gab es nicht, die Motivation war entsprechend im Keller und das OneNote-Heft liegt seitdem brach, ein Datenfriedhof.
Was ist hier schiefgelaufen? Es lag nicht an der technischen Seite, die Bedienbarkeit von OneNote ist einfach, wenn man sich mit Office-Anwendungen auskennt. Das Problem lag im Arbeitsauftrag: Wikis sind kollaborativ – warum überhaupt an die Assistenz delegieren? Bei einem Wiki sollten alle mitarbeiten – auch wenn die Gesamtübersicht häufig an einer zentralen Stelle liegt.
Und warum gab es kein Feedback? Bei OneNote ist die Pflege relativ anonym – es sticht nicht ins Auge, wer einen Eintrag vorgenommen hat. Das Feedback orientiert sich am Gesamteindruck … und wenn nicht alle in die Bearbeitung eingebunden sind, wird auch selten einen Blick in das Heft geworfen. Wenn die Führungskraft dann noch der Ansicht ist, alle Prozesse sowieso zu kennen, hat sie sich das Wiki wahrscheinlich nie angesehen.
Mit OneNote federleicht durchstarten
Mein Tipp an alle Einsteiger*innen mit der OneNote-App? Einfach anfangen und zwar nur für sich. Ich liebe OneNote, weil ich darin einfache Checklisten für wiederkehrende Aufgaben anlegen und als Vorlage hinterlegen kann. Für jedes Event, für jede von mir organisierte Reise kann ich schnell für mich notieren, wie der aktuelle Stand ist. Fragen mich meine Kolleginnen nach dem Status, werfe ich schnell einen Blick auf die Liste und habe alle Infos parat.
Ist hier eine passende Routine gefunden, kann man die Infos gut mit der Urlaubsvertretung oder den involvierten Kolleginnen und Kollegen teilen. Das ist leicht und praktisch. Ein guter Ausgangspunkt, um das Team für OneNote zu begeistern.
Agil im Team begeistern
Nochmal zurück zur Prozessdokumentation. OneNote ist ein passendes Tool, um im Team Informationen zu teilen. Aber eben nicht alles überall auf einmal.
Assistenzen können schnell identifizieren, welche Anwendung ein guter Ausgangspunkt für die gemeinsame Nutzung von OneNote ist. Führt die Abteilung interne Meetingprotokolle, die man einfach durchsuchen können soll? OneNote bietet die Struktur, Outlook-Termine schnell und klar zu protokollieren.
Soll ein Content-Plan eingerichtet werden? Hierfür könnte sich ein OneNote-Notizbuch eignen. Wenn noch nicht ganz klar ist, ob dieses Heft nach Daten, Kanälen, Themen strukturiert sein soll, lässt sich OneNote easy umstrukturieren. Man muss jedoch am Ball bleiben und sich im Team immer wieder neu und eng abstimmen.
Ein klassischer Anwendungsfall für agiles Projektmanangement – kleine Schritte und starke Kommunikation mit allen Beteiligten. Und wer wäre wohl für die Projektleitung besser geeignet, als eine erfahrene Assistenz, die Lust hat, etwas Neues auszuprobieren?
Ich habe schönes Feedback zum Webinar erhalten, schaut mal her:
- Es war großartig! Vielen Dank für das tolle Webinar. Ich habe einiges gelernt und freue mich schon, es umzusetzen. (Mareen)
- Vielen Dank, liebe Astrid, für deine Zeit und die vielen Tipps und Tricks. (Jana)
- Langsam kann ich mich damit anfreunden (bin auch Team „Find ich irgendwie chaotisch“). (Anita)
- Es gab mir den Schubs mich dranzuwagen und Outlook wiederzubeleben, um mit beidem arbeiten zu können! (Gabriele)
- Vielen Dank, liebe Astrid, für den sehr interessanten & aufschlussreichen Abend. (Inga)
- Danke für Deine praxisnahen Beiträge im ANID!!! Schön, dass Du andere an Deinem Wissen teilhaben lässt. (Cornelia)
Auf meinem Blog findet ihr noch mehr Texte über OneNote, zum Beispiel über das Webinar im März. Wenn euch meine Inhalte gefallen, könnt ihr mir einen virtuellen Kaffee spendieren.