Seit 2022 gebe ich für das Assistenznetzwerk in Deutschland (ANiD) Webinare. Dabei lerne ich selbst immer etwas dazu. Im März zum Beispiel, wie man Seiten einfärbt und sich freiwillig helfen lässt.
Am 5. März war es wieder soweit: Ich habe einen Online-Vortrag über die OneNote-App gehalten. Wobei Vortrag nicht ganz der richtige Ausdruck ist. Ich habe live demonstriert, wie OneNote mit Teams und Outlook verknüpft werden kann. Konkret heißt das, dass ich zwischen verschiedenen Apps und meinen Slides hin und her springe und dabei Fragen der Teilnehmenden beantworte. Ganz schön wild.
Unterstützung aus dem Chat
Zum Glück bin ich bei den Online-Veranstaltungen nicht allein. Kirsten vom ANiD moderiert die Sitzung, schaut in den Chat und spricht mich an, wenn das falsche Fenster geteilt wird und die Teilnehmenden nicht das sehen, was ich denke, dass sie sehen. Das passiert öfter, weil die Live-Demo komplex ist und ich auch spontan auf Fragen eingehe.
Und dann waren da noch die 80 Teilnehmenden im Meeting. Die meisten aus dem Assistenznetzwerk und einige aus der WOL-Community. In den Web-Veranstaltungen stellen sie spannende Fragen, unterstützen sich gegenseitig und – das ist einfach wunderbar – sie unterstützen auch mich. Nachdem ich mich zum fünften Mal im Fenster vertan habe, schreibt jemand einfach „Du machst das SUPER!“ in den Chat und ich kann mich wieder konzentrieren.
Eine Frage – zwei Antworten
Etwas länger hat mich die Frage einer Teilnehmerin beschäftigt, die parallel in mehreren OneNote-Notizbüchern arbeitet. Sie führt ein eigenes Notizheft und hat für verschiedene Themen weitere Hefte, die mit ihrem Team geteilt sind. Dabei kommt es immer wieder vor, dass sie versehentlich das falsche virtuelle Notizbuch verwendet: Notizen, die für ihr eigenes Notizheft gedacht waren, landen im Teamnotizbuch und umgekehrt.
OneNote Notizbuch farblich abheben
Meine Antwort war knapp und direkt, dazu später mehr. Aber eine andere Teilnehmerin hatte eine Idee dazu: Die Seiten des eigenen Notizbuches in einer anderen Farbe anlegen. So erkennt man sofort, wenn das falsche Heft geöffnet ist. Niemand kennt alle Feinheiten von OneNote, ich kannte diese Option nicht, aber diese Teilnehmerin kannte da einen Trick:
Man selbst ist Referentin, aber die passende Antwort kommt aus dem Publikum? Ich zögerte. Was macht man in so einer Situation? Die Antwort selbst recherchieren und nachreichen? Oder sollte ich die Teilnehmerin um Hilfe bitten? Etwas später im Event habe ich mich dann getraut und diese Teilnehmerin gebeten, mich live durch den Prozess zu führen und es hat funktioniert!
Weniger Arbeit – mehr Konzentration
Meine Antwort kam aus dem Bauch heraus und ging in eine ganz andere Richtung: Weniger arbeiten. Frech, ich weiß. Denn für mich ist es ein Zeichen von Unkonzentriertheit, wenn ich aus Versehen im falschen Dokument arbeite. Warum verliert man die Konzentration beim Arbeiten? Es gibt viele Gründe, viele davon gehören zum Alltag der Assistenzarbeit.
- Arbeitsunterbrechungen: durch die Chefin oder Kollegen, Telefonate oder (am Empfang) durch Gäste oder Paketbotinnen.
- Multitasking: Mehrere Dinge laufen parallel, z. B. das Webmeeting hosten (Teilnehmende einlassen, Ton- und Bildqualität prüfen usw.) und gleichzeitig zuhören und Protokoll führen.
- Der Arbeitstag ist nicht selbstorganisiert: In der Assistenz ist es nicht ungewöhnlich, dass der Arbeitstag komplett von der Führungskraft bestimmt wird. Es gibt kaum Möglichkeiten, den Tag nach dem eigenen Energielevel zu planen.
Im „falschen Notizbuch zu landen“ kann durchaus die Folge eines anstrengenden Arbeitsumfeldes sein. Die technische Lösung (Notizbuchseiten einfärben) behandelt dann nur das Symptom und schnell entsteht an anderer Stelle ein neues Problem.
Arbeitsweise nachhaltig ändern
Was kann in dieser Situation nachhaltig helfen? Die eigene Arbeitsweise ändern – mehr Pausen machen, sich dehnen, ausreichend trinken, an die frische Luft gehen. Den eigenen Biorhythmus kennen und wissen, wann man am Tag die meiste Energie hat. Sich ehrlich fragen, ob man perfektionistische Tendenzen hat und wenn ja, sich die Erlaubnis geben, nicht perfekt zu sein.
Die Arbeitsweise im Team ändern – das Team um Rat und Unterstützung bitten. Aufgaben aufteilen, abwechselnd erledigen oder freundlich (zurück-)delegieren. Was kann hier im schlimmsten Fall passieren? Es gibt keine Veränderung und die Stimmung im Team ist eine Weile schlecht. Dann weiß man aber auch, woran man ist, und der eigene Perfektionismus lässt automatisch nach. Im Idealfall verändert sich so auch die Teamdynamik und das Verhältnis zu den Kolleginnen und Kollegen verbessert sich und es entsteht eine neue Vertrauensebene.