Im Büro schreiben wir Mails ohne Ende: Hier eine schnelle Antwort, Chefin natürlich in Kopie. Da fix eine Info kommentarlos weitergeleitet und einen Anhang dazu gepackt. Wir wundern uns, warum unser Postfach immer überfüllt ist mit kryptischen Betreffzeilen und Nachrichten wie „Anhang fehlt?“. Achte auf diese sieben E-Mail-Fallen und erleichtere deinem Team und dir selbst die Arbeit.
Starke Mails für starke Teams – Sieben Tipps für Nachrichten, die ankommen. Das war das Motto dieses Artikels, der zum ersten Mal 2018 im Online-Mitarbeitermagazin veröffentlicht wurde. Also vor der Pandemie, vor der Normalisierung von Online-Meetings (die neue Probleme mit sich bringen, immerhin keine Meeting-Kekse), vor dem neuen Outlook und deutlich vor Anbindung von KI in Outlook mit dem Copilot.
Einige technische Kniffe kannst du direkt umsetzen – Outlook räumt zum Beispiel lästige CC-Mails beiseite (in einen Extra-Ordner, damit der Posteingang nicht komplett verstopft) und löscht redundante Nachrichten mit nur einem Klick (nach einem längeren Urlaub eine Riesen-Hilfe).
Doch bei manchen Punkten lohnt es sich, vorher klare Absprachen mit deinem Team zu treffen, am besten von Angesicht zu Angesicht bei einer Tasse Kaffee …
Wem schreib ich und wenn ja, wie vielen?
Setzt du immer den Chef, deine Assistenz, das Team und alle deine Fans und Freunde in Kopie? Was willst du wem damit sagen? Vor diesem Rätsel stehen alle, die deine Mail-Kopie erhalten. Doch Missverständnisse und Office-Drama lassen sich vermeiden.
Mache allen Kolleg*innen das Leben leicht, indem du dein Anliegen gezielt adressierst. Das spart Zeit und Nerven. Du möchtest selbst auf dem Laufenden bleiben? Arbeite mit Outlook-Aufgaben, hier kannst du Fristen und Bearbeitungsstatus jederzeit abrufen.
Irgendwie, irgendwo, irgendwann …
Eine E-Mail ohne klare Handlungsaufforderung und zentrale Informationen wird von der E-Mail-Flut weggespült, wie eine Sandburg vom Tsunami.
Was ist zu tun? Wie soll ich vorgehen? Und bis wann? Wir alle haben Besseres zu tun, als diese Infos mühsam zu recherchieren. Am Strand liegen zum Beispiel – der Ferienflieger wartet schon.
Gliedere deine Nachricht, liefere wichtige Fakten direkt mit und formuliere eine konkrete Aufgabe. Dann haben deine Kolleg*innen die Sache schneller erledigt, als du in deine Flip Flops schlüpfen kannst.
Der tut nix, der will nur weiterleiten
Eine E-Mail springt dich an und ist auch für die Kollegin interessant? Wohlmöglich ist sie auf dem Verteiler, aber für alle Fälle könntest du die Mail noch mal eben schnell … Stop! Nimm deine Nachrichten an die kurze Leine. Kommentiere und editiere deine Nachricht, bevor du eine Mail weitergibst. Lösche alles Überflüssige und schreibe ein, zwei Sätze, weshalb du die Nachricht weiterleitest. Jetzt noch den Betreff anpassen – gut gemacht!
Für die einen ist es logisch, für die anderen die wahrscheinlich längste Betreffzeile der Welt
Betreffzeilen, die aus lauter WGs und AWs bestehen, sind für den Leser nicht besonders appetitlich. Zeig bei der Korrespondenz deine Schokoladenseite – wähle einen knackigen Betreff. Mit dem Betreff ist eigentlich schon alles gesagt? Sehr schön, setze ein „eom“ (end of message) dahinter und dein Gegenüber sieht sofort, dass die Mail nicht geöffnet werden muss … oder schicke lieber gleich eine Chatnachricht.
Übrigens: Schon mal nach der vorletzten Version einer bestimmten Mail gesucht, weil nur da eine bestimmte Info drin war? Du kannst alle Betreffzeilen in deinem Postfach anpassen – und hast sofort aufgeräumt.
50 Shades of Anhang
Es gibt viele Möglichkeiten, wie du die Kollegen mit Dateianhängen quälen kannst. Es beginnt harmlos mit mehrdeutigen Datei-Namen und führt über exotische Dateiformate bis hin zur Korrektur-Versionen-Orgie. Benenne deine Dateien klar und eindeutig, achte auf ein aktuelles Dateiformat. Zur gemeinsamen und sogar gleichzeitigen Bearbeitung lade das Dokument auf OneDrive und schalten Kolleginnen zur Bearbeitung frei.
Das braucht am Anfang etwas Übung, aber wenn du und dein Team sich auf diese neue Erfahrung einlassen, ist Befriedigung garantiert.
Danke-Mail? No thanks!
„Danke, dass Sie Ihre Aufgabe erledigt haben!“ – klingt irgendwie sarkastisch? Eben. Sei radikal und schütze deine Umwelt vor nichtssagenden Danke-Mails. Nutze die gewonnene Zeit – mach echte Komplimente.
So geht’s: Überlege gut, welche Eigenschaft du an deinem Kollegen besonders schätzt und dann sage es ihm persönlich.
Kein Schwein ruft mich an
Du mailst den ganzen Tag über mit den Kollegen hin und her? Die Ursprungsmail ist mindestens drei Monate her, der Betreff voller AWs und WGs? Sieht ganz so aus, als ob ihr euch viel zu sagen habt.
Ach, gäbe es doch eine technische Lösung, mit der man zu zweit oder als Team intuitiv in Echtzeit kommunizieren kann …
Wie wär’s mit einem Telefonat oder einer gemeinsamen Tasse Kaffee? Auch Videokonferenz ist eine schöne Alternative. Zum Beispiel mit einem Gruppen-Chat anstelle einer Team-Rundmail.