Im stressigen Büro-Alltag lässt es sich manchmal nicht vermeiden, geplante Termine abzusagen – aber bitte mit Stil! Hier erhaltet ihr die wichtigsten Tipps zur Office-Etikette bei kurzfristigen Absagen und neun Standard-Formulierungen für jede Gelegenheit.
Einen Termin höflich und eloquent abzusagen ist eine hohe Kunst: Du hast dich eigentlich total auf den heutigen Meeting-Marathon gefreut? Doch erst hat der Wecker nicht geklingelt, dann hat die Bahn Verspätung und beim Betreten des Büros hattest du auf einmal keinerlei Motivation mehr?
Das kann den Besten unter uns passieren. Wichtig ist jetzt, angemessen auf die Situation zu reagieren und deine Kolleginnen und Kollegen umgehend davon in Kenntnis zu setzen, dass du das anstehende Meeting verpassen wirst. Mit der richtigen Wortwahl wird man dein Fernbleiben entschuldigen und mit etwas Geschick hinterlässt dein Absageschreiben sogar nachhaltig Eindruck.
Gesundheitliche oder technische Probleme
Wenn du wegen Krankheit oder technischer Probleme verhindert bist, kannst du Akzeptanz erzeugen bei deinem Team durch Transparenz und regelmäßige Status-Updates.
Aus technischen Gründen konnte ich mich heute nicht in unsere Teams-Konferenz einwählen, die Katze ließ sich einfach nicht vom Laptop verscheuchen. Kitty und ich bitten vielmals um Entschuldigung.
Ein klassisches Beispiel sind Bahn-Probleme. Nimm die Kolleg*innen mit auf die Reise!
Ich werde unsere Tagung leider verpassen. Ich befinde mich aufgrund einer Gleisänderung im TGV nach Paris und werde voraussichtlich nach der Besichtigung des Eiffelturms, dem Verzehr eines Schoko-Croissants und einer Fahrt auf der Indiana-Jones-Loopingbahn wieder zurück im Büro sein.
Je nachdem, wie hoch das Vertrauen in dein Team ist, können gesundheitliche Probleme direkt adressiert und erklärt werden.
Nach Rücksprache mit meinem Hausarzt muss ich unser kommendes Teammeeting schweren Herzens absagen. Er meinte, zu viel Tagesschlaf schade meinem Biorhythmus.
Teamgeist fordern und fördern
Manchmal muss man die eigenen Wünsche zugunsten eines höheren Ziels zurückstellen. Wenn du dies in deiner Absage zum Ausdruck bringst, wird dein Fehlen sicherlich nicht nur entschuldigt, sondern dein selbstloser Einsatz wird besonders wertgeschätzt.
Ich verzichte freiwillig auf die Teilnahme am Meeting damit mein Team PowerPoint-Karaoke üben kann.
Mein Hund hat mein OneNote-Heft gefressen. Aus Rücksicht auf vorbereitete Teilnehmer*innenbleibe ich dem Jour Fixe fern.
Ich habe nach reiflicher Überlegung meine „Morgenroutine“ unserem Termin vorgezogen. Gern geschehen!
Wenn persönliche Gründe die Meeting-Teilnahme verhindern
Gerade bei einer Absage aus persönlichen Gründen ist Fingerspitzengefühl gefragt. Du beweist Stil indem du deinen Dank für die Einladung ausdrückst und kurz und klar darstellst, weshalb du von der Teilnahme Abstand nimmst.
Hier einige Beispiele:
Das geplante Treffen heute im Meeting-Aquarium muss ich leider canceln, da sich meine Taucherausrüstung derzeit in der Reinigung befindet. Mein Erscheinen ohne passende Garderobe möchte ich den anderen Teilnehmenden keinesfalls zumuten.
Wie ich gerade erfahre, findet heute in der Küche ein Sektfrühstück der Nachbar-Abteilung statt, bei dem selbstgebackener Apfelwein-Kuchen serviert wird. Aufgrund dieser kurzfristigen Terminkollision ist es mir nicht möglich, an unserer Sitzung teilzunehmen, obwohl ich mich bereits sehr auf die Meeting-Kekse gefreut hatte und beim nächsten Mal sicher wieder dabei bin.
Im vorherigen Beispiel wurden bei einer Terminkollision klare Prioritäten kommuniziert, das letzte Beispiel mag heikel sein, da religiöse Gründe angeführt werden … wenn das besser ankommt, lässt es sich aber auch unter Mental Health verbuchen:
Vielen Dank für die Einladung zur 4-Stunden-Besprechung ohne Ziel, Agenda und Zeitplan. Gern hätte ich daran teilgenommen, aber während der Fastenzeit habe ich mich entschlossen „7 Wochen ohne Meetings“ zu praktizieren.