Methoden und Tipps
Du muss nicht ChatGPT zu Rate ziehen: Mit einer Frage in der Community habe ich echtes Wissen, neue Kontakte und viele Denkanstöße erhalten. Die Tipps aus der Assistenz-Community habe ich 2025 nochmal aufgefrischt.
Wie kann ich Wissen im Team oder in der gesamten Organisation effektiv verfügbar machen? Welchen Tools und Techniken nutzt du, um Informationen – zu Prozessen, Projekten oder einfach für deine Vertretung – zu bündeln? Was funktioniert für dich am besten? Und hast du Tipps, wie Assistenzen das Team dazu animieren können, Informationen ebenfalls zu teilen?
Ich habe sehr viele Antworten bekommen und es waren richtig gute Ideen dabei, die ich in diesem Artikel festhalte. Besonders spannend fand ich die Tipps, die dabei helfen, die richtige Haltung zum Managen von Informationen einzunehmen. Es geht darum, den richtigen Ansatz für ein effektives Wissensmanagement zu finden.
Tools kommen und gehen, aber diese Formen der Zusammenarbeit bleiben! Daher habe ich in diesem Artikel die Tools mal ausgeklammert und konzentriere mich auf die Methoden, die dahinter stehen.
Wissenstransfer beim Onboarding
Das Onboarding von neuen Arbeitskräften ist die heiße Phase, in der viele Informationen schnell und strukturiert vermittelt werden müssen. Idealerweise gestaltest du das Onboarding so, dass Wissen auf dem aktuellsten Stand bereit steht.
Virtuelle Checklisten mit Verlinkungen auf das Intra- und Internet bieten sich dafür an. Wenn viele Parteien daran beteiligt sind, kann ein Planungstool dabei helfen den Überblick zu behalten. Aber noch besser sind natürlich regelmäßige Gespräche mit deinen neuen Kolleg*innen. So erhalten auch neuen Kolleg*innen eine gute Transparenz, wo sie im Prozess stehen.
- Im Beyond-Coffee-Interview mit Anneke Jahns geht es um die Kommunikative Seite des Onboardings.
Häufig wird vergessen, dass es auch für das Offboarding von Mitarbeiter*innen einen gut strukturierten Prozess benötigt. Nur so bleibt dem Unternehmen wichtiges Wissen erhalten. Dabei kann die Investition in eine Schulung zum Leaving Expert Debriefing (LED) Facilitator nützlich sein. Ein*e LED ist besonders wichtig, wenn es länger dauert, eine Nachfolge zu finden.
- Die Boomer-Generation geht nun nach und nach, doch die wenigsten Unternehmen behalten diese Form des Wissensmanagements im Blick.
Schulungen, die alle ansprechen
Damit neues Wissen den Weg ins Unternehmen findet, lohnt es sich, regelmäßig Schulungen für die Mitarbeitenden zu organisieren. Dabei ist es sinnvoll, die Schulungs-Inhalte für unterschiedliche Lerntypen und Gruppengrößen aufzubereiten.
- Im Interview mit Stephanie Schwemlein kannst du mehr über Lerntypen erfahren.
Für die Weiterbildung sollte es einen abwechslungsreichen Mix aus (Online-) Schulungen, Video-Tutorials und schriftlichen Kurzinfos geben. Video-Tutorials liegen weiterhin im Trend. Am einfachsten ist es, wenn Live-Schulungen direkt aufgezeichnet werden. Toller Praxistipp aus der Fragerunde: Lieber zehn kurze Videos erstellen als ein langes Video mit zehn Punkten.
Motivation und Transparenz für effektive Teamarbeit
Damit alle im Team bereit sind, ihr Wissen miteinander zu teilen, braucht es Motivation, Transparenz und klare Absprachen untereinander. Du kannst dabei den ersten Schritt machen!
Das Teilen von Wissen sollte allen leicht gemacht werden. Das beginnt beispielsweise damit, dass alle Schreibrechten für gemeinsame Dokumente haben.
Für Transparenz braucht es Vorbilder: Ein virtuelles Notizbuch zu führen, auf das auch die Führungskraft jederzeit Zugriff hat, ist ein mutiger Schritt, der viel bewirken kann. Es erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern stärkt auch das gegenseitige Vertrauen.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist Mitbestimmung. Steht die Auswahl neuer Tools bevor, lohnt es sich, die Bedürfnisse und Wünsche der Kolleg*innen abzufragen und auf dieser Basis die Entscheidung für oder gegen ein Tool zu treffen. Wenn große Projekte im Hintergrund laufen, sollten die Kolleg*innen gut auf dem Laufenden gehalten werden und auch wichtige Zwischenschritte präsentiert und erklärt werden.
- Wertschätzende Einbeziehung aller Mitarbeitenden ist zentral für das Thema New Work, lies das Beyond-Coffee-Interview mit Maren Hünnerscheidt, um mehr zu erfahren.
Persönliches Networking für erfolgreichen Wissenstransfer
In der Praxis werden Informationen viel häufiger mündlich in Meetings weitergegeben als schriftlich. Eine gute Moderation und klar definierte Rahmenbedingungen sorgen dafür, dass der Wissenstransfer in Meetings gut funktioniert.
Gerade agiles Arbeiten geht Hand in Hand mit Wissensmanagement. Es bilden sich immer wieder neue Projektteams. Die reibungslose Abstimmung untereinander und die Nähe zu den Anwender*innen rückt hierbei in den Fokus. Kommunikationsfähigkeit ist der Schlüsselfaktor für den Erfolg.
Fazit
Beim Wissensmanagement geht es nicht immer nur um IT-Tools. Mit den beschriebenen Methoden und Tipps können wir alle Wissen effektiv im Team und in der gesamten Organisation verfügbar machen.