Methoden und Tipps
Man muss nicht immer ChatGPT zu Rate ziehen. Mit einer Frage in der Community erhält man echtes Wissen, neue Kontakte und viele Denkanstöße. Ich habe folgende Fragen in der LinkedIn-Community gestellt:
Wie macht man Wissen im Team oder in der gesamten Organisation effektiv verfügbar? Welchen Tools und Techniken nutzt ihr, um Informationen – zu Prozessen, Projekten oder einfach für eure Vertretung – zu bündeln? Was funktioniert bei euch am besten? Und habt ihr Tipps, wie man das Team dazu animieren kann, Informationen ebenfalls zu teilen?
Die Antworten waren zahlreich und es gab viele frischen Impulse. Besonders spannend fand ich die Tipps, mit welchen Ansätzen Wissen im Unternehmen effektiv geteilt und gemanagt werden kann. Die Ergebnisse waren so wertvoll, dass ich nun einen Artikel darüber schreiben konnte.
Tools kommen und gehen, aber diese Formen der Zusammenarbeit bleiben! Daher habe ich in diesem Artikel die Tools mal ausgeklammert und konzentriere mich auf die Methoden, die dahinter stehen.
Wissenstransfer beim Onboarding
Das Onboarding von neuen Arbeitskräften ist die heiße Phase, in der viele Informationen schnell und strukturiert vermittelt werden müssen, idealerweise so, dass immer auf den aktuellen Stand zugegriffen werden kann.
Virtuelle Checklisten mit Verlinkungen auf das Intra- und Internet bieten sich hier an. Wenn viele Parteien daran beteiligt sind, kann man durch ein Planungstool sehr gut den Überblick behalten, welche Schritte im Onboarding noch offen sind. So erhalten auch neuen Kolleg*innen eine gute Transparenz, wo sie im Prozess stehen.
Häufig wird vergessen, dass es auch für das Offboarding von Mitarbeiter*innen einen gut strukturierten Prozess benötigt, damit dem Unternehmen wichtiges Wissen erhalten bleibt. Dabei kann die Investition in eine Schulung zum Leaving Expert Debriefing (LED) Facilitator nützlich sein, damit dem Unternehmen auch dann kein Wissen verloren geht, wenn es länger dauert, eine Nachfolge zu finden.
Schulungen, die alle ansprechen
Damit neues Wissen den Weg ins Unternehmen findet, lohnt es sich, regelmäßig Schulungen für die Mitarbeitenden zu organisieren. dabei ist es sinnvoll, Schulungs-Inhalte für unterschiedliche Lerntypen und Gruppengrößen aufzubereiten.
Für die Weiterbildung sollte es einen abwechslungsreichen Mix aus (Online-) Schulungen, Video-Tutorials und schriftlichen Kurzinfos geben. Video-Tutorials liegen hier im Trend. Am einfachsten ist es, wenn Live-Schulungen direkt aufgezeichnet werden. Toller Praxistipp aus der Fragerunde: Lieber zehn kurze Videos erstellen als ein langes Video mit zehn Punkten.
Motivation und Transparenz für effektive Teamarbeit
Damit alle im Team bereit sind, ihr Wissen miteinander zu teilen, braucht es Motivation, Transparenz und klare Absprachen untereinander.
DAs Teilen von Wissen sollte allen leicht gemacht werden. Das beginnt beispielsweise damit, dass alle Schreibrechten für gemeinsame Dokumente haben.
Für diese Transparenz braucht es gute Vorbilder: Ein virtuelles Notizbuch zu führen, auf das auch die Führungskraft jederzeit Zugriff hat, ist ein mutiger Schritt, der viel bewirken kann. Es erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern stärkt auch das gegenseitige Vertrauen.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist Mitbestimmung. Steht die Auswahl neuer Tools bevor, lohnt es sich, mit einer Umfrage die Bedürfnisse und Wünsche der Kolleg*innen abzufragen und auf dieser Basis die Entscheidung für oder gegen ein Tool zu treffen. Wenn große Projekte im Hintergrund laufen, sollten die Kolleg*innen gut auf dem Laufenden gehalten werden und auch wichtige Zwischenschritte präsentiert und erklärt werden.
Persönliches Networking für erfolgreichen Wissenstransfer
In der Praxis werden Informationen viel häufiger mündlich in Meetings weitergegeben als schriftlich. Eine gute Moderation und klar definierte Rahmenbedingungen sorgen dafür, dass der Wissenstransfer in Meetings gut funktioniert.
Gerade agiles Arbeiten geht Hand in Hand mit Wissensmanagement. Es bilden sich immer wieder neue Projektteams. Die reibungslose Abstimmung untereinander und die Nähe zu den Anwender*innen rückt hierbei in den Fokus. Kommunikationsfähigkeit ist der Schlüsselfaktor für den Erfolg.
Fazit
Beim Wissensmanagement geht es nicht immer nur um IT-Tools. Mit den beschriebenen Methoden und Tipps kann man Wissen effektiv im Team und in der gesamten Organisation verfügbar machen.