Teams ist ein großer Gemischtwarenladen: Die Auswahl an Features ist riesig, aber genutzt wird häufig nur einen Bruchteil. Teams wurde uns bei der Einführung als Nachfolger von Skype für Videokonferenzten vorgestellt, deswegen nutzen es viele nur für Online-Meetings. Doch Teams kann mehr: Im Text stelle ich meine fünf Lieblingstipps für den Teams-Chat vor.
Teams besteht aus verschiedenen Bereichen, die man links in der Seitenleiste angezeigt bekommt: Chat, Teams, Kalender, Anrufe, Aktivitäten sind die Basis und es gibt viele weitere Features, die man hier integrieren kann. In diesem Text geht es nur um den Chat, nicht zu verwechseln mit Beiträgen in einer Teamsgruppe oder der Chatfunktion im Meeting. Ich beschreibe hier meine Top 5 Funktionen, die der Teamschat bietet. Falls ihr auch welche habt, schreibt sie einfach hier in den Kommentar.
Schwätzchen mit sich selbst
Wer meinen Blog öfter liest, weiß es bereits: Ich sammle meine Ideen und Notizen gern auch in einem Chat mit mir selbst. Den kann man auch in Teams einrichten. Dazu klickt man auf „neuer Chat“ und wählt sich selbst aus der Adressliste aus. Dann kann es direk losgehen. Praktisch, wenn man etwas ausprobieren möchte (ein Video aufnehmen vielleicht?), ohne dass es gleich für alle sichtbar ist.
Lieblingskolleg*innen anpinnen
Nicht nur die Aktenmappe und die Büroklammer (remember Karl Klammer?) sind vom Schreibtisch auf den Computer-Desktop gewandert, sondern auch die Pinnadel. Die Teams-Oberfläche kann man sich mit der Anheften-Funktion perfekt einrichten. aus der Liste der Lieblingskolleginnen wählt man sich eine aus und klickt auf das Drei-Punkte-Menü und auf „Anheften“. Nun sticht dieser Chat aus der Masse hervor.
Und innerhalb der angehefteten Profile kann man Teams personalisieren: Mit gedrückter linker Maustaste könnt ihr die Kontakte einfach verschieben und so die Reihenfolge anpassen.
Dokumente endlich wiederfinden
Mein nächster Tipp ist – ganz analog zu anderen Chatprogrammen – die Option, sich im Chat die freigegebenen Dokumente anzeigen zu lassen. Im Chatfenster wählt man dazu den Bereich „Freigegeben“ aus und kann hier bequem Dokumente suchen, ohne sich durch viele Nachrichten durchscrollen zu müssen. Links werden hier ebenfalls angezeigt und nach Dokumententyp kann man auch sortieren.
Wichtig zu wissen: In Teams ist die Dokumentenablage manchmal verwirrend. Teilt man ein Dokument in einem Chat, wird es auf dem eigenen OneDrive unter „Dokumente“ als Kopie abgelegt und nur für die Personen im Chat freigegeben. Teilt man ein Dokument hingegen in einem Teams-Gruppenbeitrag liegt es danach im Sharepoint, auf dem Teams aufgezogen ist. Was heißt das genau? Will man ein Dokument gemeinsam bearbeiten, sollte es auf dem Sharepoint liegen, über den Chat zuschicken macht nur Probleme mit der Synchronisation.
Kleine Chatgruppe einrichten
Genau wie bei WhatsApp und Co. könnt ihr auch in Teams Chatgruppen einrichten. Das lohnt sich, wenn ihr eine Gruppe von Kolleg*innen unkompliziert auf dem Laufenden halten wollt, ohne das übliche E-Mail-Durcheinander (es gibt immer jemanden, der nicht allen antwortet und schon fehlen allen anderen Teilinfos. Nervt ganz schön). Daher ersetzt ein Gruppenchat bei mir einen Gutteil der Tür- und Angelgespräche, wenn ich im Homeoffice sitze.
Die Gruppe ist ganz schnell erstellt, indem man das Chatfenster öffnet und einfach alle Adressaten eingibt. Danach kann man über die drei Punkte der Gruppe einen coolen Namen geben. Vorsicht, den Namen können alle sehen 🙂
Schnelle Grußbotschaft aufnehmen
Wie man die Chatnachricht schreibt und mit dem Papierflieger-Icon abschickt wissen wir alle, aber hier gibt es noch weitere Optionen. Wenn ihr wie ich regelmäßig nur ein „Hi“ abschickt, weil ihr reflexartig die Eingabetaste gedrückt habt, gibt es Abhilfe. In der Chatleiste gibt es das Icon, dass ein A und einen Stift zeigt. Wenn ihr das anklickt, bekommt ihr ein erweitertes Eingabefeld mit den mehr Bearbeitungsoptionen (Links in Text hinterlegen, Schriftfarbe anpassen ddA).
Aber es geht noch mehr: Über das Plus kann man weitere Funktionen abrufen, zum Beispiel einen kurzen Videoclip (auch Bildschirmaufzeichnung) aufzeichnen und posten.
Praktisch, wenn man eine Info direkt am Rechner zeigen möchte und außergewöhnlich für Herbst- oder Halloweengrüße.
Das waren meine Top 5, ich wünsche euch viel Spaß beim Ausprobieren! Wollt ihr noch ein paar Tipps zu OneNote? Dann lest hier oder hier weiter.