Die A-Z-Liste mit wichtigen Infos pflegen, ein geteiltes OneNote-Heft für das Team aufsetzen oder ein Firmen-Wiki gestalten – been there, done that. Heute verwende ich vor allem Viva Engage zum Wissensmanagement. Wissen wird nämlich mehr, wenn du es teilst – im Social Intranet.
Eben habe ich meinen Beitrag für den ANiD Roundtable zum Thema Wissensmanagement vorbereitet. Das Assistenznetzwerk beschäftigt sich immer mal wieder mit diesem Thema. Denn die Dokumentation interner Prozesse, das entwerfen von Manuals und das strukturierte Befüllen des Intranet ist häufig Assistenz-Aufgabe.
Schon komisch, oder? Einerseits wird Assistenz häufig als eine Rolle ohne Spezialisierung angesehen. Gleichzeitig setzen diese angeblich nicht-spezialisierten Mitarbeiterinnen Prozesse für die Organisation auf, schreiben nebenbei noch Anleitungen für das neue Tool X und das FAQ für das Expertenthema Y.
Was erhält die Assistenz im Gegenzug für ihr gesammeltes Wissen?
Assistenzen werden also aufgefordert, ihre Expertise dem Team oder dem gesamten Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Dauerhaft, denn selbst wenn das Aufsetzen eines Wikis ein Projekt (also zeitlich begrenzt) ist, bleibt die Aktualisierung als Business as Usual gerne für immer bei der Assistenz.
Mir drängt sich da die Frage auf, was die Assistenz im Gegenzug für diese Leistung erhält. Nicht falsch verstehen, jetzt. Ich liebe Wissensmanagement-Projekte und bewerbe mich regelmäßig darum. Dafür sprechen mehrere Gründe:
- Wer es geschickt angeht, entlastet sich durch ein gut gemachtes Tutorial selbst und muss weniger Basis-Fragen beantworten.
- Firmen-Wikis haben das Potenzial, das eigene Unternehmen voran zu bringen und bieten dabei richtig viel Gestaltungsfreiraum.
- Ach ja, falls du eine übergeordnete persönliche Agenda hast, kannst du hier einiges Bewirken. Papier ist geduldig und wer schreibt, der bleibt.*
Es geht mir also nicht darum, ob Assistenzen ihr Wissen teilen sollten, sondern in welcher Form sie es tun. Bearbeite keine PDFs mehr, die irgendwo verstauben. Fummel kein OneNote-Heft zurecht, in dem sich die Kolleg*innen sowieso nur schlecht orientieren können. Richte lieber zu deinem Thema eine Viva Engage Gruppe – ein Social Intranet – ein.
Teile dein Wissen und werde sichtbar
Dieser Beitrag ist im Grunde mein Plädoyer dafür, die Gatekeeper-Funktion und das Einzelkämpfertum im Wissensmanagement aufzugeben. Beides lohnt sich für Assistenzen ehrlich gesagt nicht.
Denn wenn auf der PDF-Anleitung oder in deinem Video-Tutorial nicht überall dein Name steht, zahlt das nicht auf deinen Expertinnenstatus ein. Hinzu kommt, dass Infos so schnell veraltet sind. Kannst du jedes Mal, wenn eine App ein neues Feature hat oder seine Bedienoberfläche ändert alles ad hoc aktualisieren?
Wird dein Team darauf warten, bis die Info aktualisiert ist? Eher nein. Viel wahrscheinlicher ist es, dass sie die KI befragen und dort werden deine Infos völlig anonym ausgespielt.
„Fakten sortieren kann jede KI, aber Wissen mit Haltung teilen? Das kannst nur du! Nutze Viva Engage und schärfe dein Profil im Unternehmen.“
Astrid Schewe
Die ideale Lösung, um das eigene Wissen allen zur Verfügung zu stellen, lautet für mich Social Intranet. Das Tool, das ich dafür nutze ist Viva Engage (früher hieß es Yammer) und ist Teil des Microsoft-Pakets.
Was ist Viva Engage und welche Vorteile hat das Social Intranet?
Viva Engage funktioniert wie Social Media – allerdings firmenintern. Du kannst thematische Gruppen erstellen, Nachrichten und Fragen posten und beantworten. Wenn du etwas postest, steht automatisch dein Name drauf und dein Foto daneben.
Im Hintergrund von Viva Engage steht ein Sharepoint, du kannst also Dokumente hochladen und wichtige Quellen verlinken. So befinden sich alle Postings, Dokumente und Links an einem Ort. Ganz easy.
Viva Engage kann als Push oder Pull-Kanal genutzt werden, entweder schauen die Kolleg*innen punktuell rein oder sie abonnieren neue Postings als E-Mail oder Teamsnachricht. So entsteht schnell eine kleine Themen-Community im Haus aus hilfsbereiten alten Hasen, Expertinnen wie dir und Newbies, die etwas Neues lernen und Fragen stellen möchten.
Außerdem kann Engage auch in Microsoft-Intranetseiten integriert werden. Auf der Intranetsseite zum Thema X (vielleicht eine Sammlung von der Geschäftsführung freigegebener Dokumente) ist dann auch die Engage-Gruppe zum Thema X (in der Fragen gestellt und neuen Ideen diskutiert werden) sichtbar.
Für mich ist Viva Engage aus drei Gründen eine attraktive Lösung für Wissensmanagement im Unternehmen.
Hohe Aktualität
Jedes Wiki braucht Pflege, im Idealfall liegen alle Infos in deiner Engage-Gruppe und nur dort. Wird ein Dokument ausgetauscht oder ein Link erneuert, passiert es hier und alle haben ab sofort darauf Zugriff. Du kannst Aktualisierungen als Post ankündigen und alle dazu aufrufen, ihre Tipps zu teilen.
Außerdem erfährst du durch die Fragen der Community oft schneller, wenn es ein Problem oder einen kniffligen Spezialfall gibt und kannst so schneller reagieren und die Lösung direkt an alle kommunizieren.
Deine Rolle im Social Intranet ist aktiv und kommunikativ.
Diversität und Wir-Gefühl
Eine Engage-Gruppe lebt davon, dass Fragen hier direkt gestellt und auch von der Community beantwortet werden können. Diese Bandbreite an Arbeitsweisen kannst du mit einem Tutorial, das du allein entwirfst, wahrscheinlich niemals abdecken.
Wahrscheinlich bist du nicht die einzige, die sich mit dem Thema beschäftigt und es gibt andere Kolleg*innen, die ebenfalls bereit sind, ihr Wissen zu teilen und andere zu unterstützen.
Es ist wie überall auf Social Media: Manche lesen mit, manche klicken Herzchen und manche gehen in den Austausch.
Sichtbarkeit als Gegenwert
Ich schrieb ja schon, dass auf jedem deiner Postings dein Name steht. Damit erreichst du eine Sichtbarkeit, die du mit einem geteilten Dokument jeglicher Art nicht erreichen kannst.
Dafür musst du nicht perfekt sein, sondern vor allem dranbleiben. Dass du dabei bist, wenn es um dein Thema geht, ist wichtig. Dass du gute Fragen stellst und wertschätzend kommunizierst, wird ebenfalls wahrgenommen.
Du wirst in der Kantine angesprochen und bei Diskussionen getagged und für vielleicht sogar für neue Projekte vorgeschlagen.
Kaffeekasse
Hi, ich bin Astrid Schewe und habe in diesem Beitrag mein Expertenwissen – hier über Wissensmanagement – für dich zugänglich gemacht.
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buymeacoffee.com/meetingkekseneindanke
*Aus irgendeinem Grund (völlig unerklärlich) steht nach meiner Überarbeitung der vestaubten Event-Orga Handreichung allerhand Nützliches drin: Ein Hinweis auf barrierefreie Hotels, eine Liste mit Speakerinnen ist verlinkt, damit die Panels keine Würstchenparty werden und der Tipp, veganes Essen als default anzubieten, weil das wirklich alle essen können. It’s magical.
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