Der passende Werkzeugkasten fürs nächste Projekt

Teil 1 – Herausforderungen der digitalen Zusammenarbeit

Ich habe mich in letzter Zeit mit dem Thema Projekttools beschäftigt und zunächst festgestellt, dass das Thema zu komplex ist, um es nur in einem Text zu behandeln. Also habe ich meinen sehr langen Artikel kurzerhand gesplittet.

Hier, in Teil 1, beschreibe ich die typischen Herausforderungen – manche würden sogar “Probleme” dazu sagen – bei der digitalen Zusammenarbeit. Das Ergebnis vorweggenommen: Man sollte sich vorher genau Gedanken über technische Arbeitsmittel machen, damit während des Projekts alles wie am Schnürchen läuft. 

Eine mögliche Hilfestellung, wie man bei Start eines Projekts passgenaue Tools auswählt, beschreibe ich in Teil 2.

Typische Herausforderungen bei der digitalen Zusammenarbeit

Unternehmen treffen eine Vorauswahl an IT-Anwendungen, die dann der gesamten Organisation zur Verfügung stehen, davon gehe ich jedenfalls aus. Beruflich lebe ich in einer gut ausgestatteten Microsoft-365-Welt – darunter befinden sich Old-School-Klassiker, aber auch eine Menge neuer Anwendungen mit mal mehr, mal weniger Potenzial.

Klassische Office-Anwendungen – das Schweizer Taschenmesser der Teamarbeit?

Klassische Programme wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint stehen wohl auf Platz eins der Werkzeuge für die (digitale) Zusammenarbeit im Unternehmen. Doch stoßen diese Anwendungen schnell an ihre Grenzen, wenn es um effektive und übersichtliche Zusammenarbeit in Projekten – also außerhalb herkömmlicher Abteilungsstrukturen und dem Business as usual – geht.  

Probleme der Projektarbeit zeigen sich meist schon bei der Organisation von Zugriffsrechten und der Implementierung einer einheitlichen Ablagestruktur. 

Damit es nützlich ist, muss man sein Taschenmesser halt auch kennen, wie die Westentasche, in der man es bei sich trägt. Gelegenheits-User kennen jedoch selten das volle Repertoire der Programme (egal ob Online- oder Desktop-Version). Wer weiß schon, wie kleinteilig die Suchfunktion in Outlook inzwischen arbeitet? Wie ein @-Hinweis aussehen muss, damit er funktioniert? Wer kann flüssig Templates in Word generieren und nutzen? Und wer bindet regelmäßig Video- und Audioinhalte in Präsentationen ein?  

Gut möglich, dass jedes Team eine Spezialistin für dieses oder einen eingefuchsten Poweruser für jenes hat, aber im laufenden Projekt kann es zeitraubend sein, dabei auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen … und dann sind Präsentationen doch wieder nicht CI-konform erstellt oder es werden wie üblich Word-Dokumente an große, aber unvollständige Verteiler gemailt (doppelt, beim ersten Mal fehlt immer der Anhang).

Als Resultat aus diesem Chaos heraus werden viele kleine Rettungsaktionen veranlasst. Die Assistenzen werden es schon richten und die KI hält sich bei der Lösung meist vornehm zurück. 

Können wir uns nicht einfach auf ein (Lieblings-)Tool festlegen?

Hat das Team eventuell erfolgreich an einem Workshop teilgenommen bei dem eins der zahlreichen „Virtuelle-Klebezettel-Tools“ verwendet wurde? Die Versuchung, ab jetzt alles mit dem neuen „Lieblingstool“ zu lösen, ist groß: Es ist neu (und bunt!), hat im Workshop seinen Zweck erfüllt und jetzt hat man sich gerade so schön an die Handhabung gewöhnt. Warum also nicht für immer damit arbeiten? Leider gilt auch hier: Wenn dein einziges Werkzeug ein Hammer ist, sieht alles aus wie ein Nagel.  

Wer kennt es nicht? Die eine Abteilung macht grundsätzlich alles – auch Dokumentation – in einem Mindmap-Programm, das nicht mehr weiterentwickelt wird, denn das Team ist überzeugt, dass es nichts Logischeres gibt, als dieses System. Die andere Organisationseinheit schwört auf Excel-Tabellen … für Notizen, nicht zum Rechnen. Und die dritte Projektgruppe löst grundsätzlich alles über ein Kanban-Board, auch komplexe neue Abläufe. Komisch nur, dass das Board nie auf dem aktuellen Stand ist und es niemand richtig pflegt … also niemand, außer den Assistenzen. 

Und wer einen meiner OneNote-Vorträge gesehen hat, denkt danach vielleicht, dass dieses wunderbare Tool so etwas wie der Bosch-Akkuschrauber der Microsoft-Apps ist. Leider nein … ’ne Heißklebepistole vielleicht.

Ist Teams also das neue Multitool?

Wenn man von Multiools – die Dinger sehen ungefähr aus, wie Edwards Scherenhände – so überfordert ist, wie ich, lautet die Antwort: Ja. Das Versprechen lautet, dass Teams Projekte bündeln kann, weil es Kommunikation, Abstimmung und Dokumentation bündelt.  

Ohne Absprachen und Strukturen hat man schnell verloren: Der Chat im Teams-Forum wird in schöner Regelmäßigkeit mit dem letzten Meeting-Chat verwechselt. Dieselbe Teams-Plattform wird für vollkommen unterschiedliche Projekte (ein Thread pro Projekt reicht ja wohl?) verwendet, weil es aufwändig erscheint, jedes Mal eine neue Plattform einzurichten (“die wichtigen Sachen schicken wir sowieso per Mail“). Es werden Wiki-Seiten gebaut, die niemals jemand wiederfindet und bei der Dokumentenablage blicken sowieso nur die Assistenzen durch (puh, ein Glück, dass es die Universal-Suchleiste gibt). 

Das bedeutet nicht, dass man Teams nicht verwenden sollte. Es bedeutet aber, dass man sich vor Beginn klare Regeln für die Zusammenarbeit auf diesen Plattformen geben muss, um Frust zu vermeiden. Wir könnten unter den Multitools sicherlich auch SharePoint, Planner und Project fassen. 

Tool-Müdigkeit abschütteln

Wie gut wäre es, sich vorab und strukturiert um eine passgenaue Toolbox für ein Projekt zu kümmern? Genauso wie um Projektziele und Zeitplan. Aber das macht fast niemand. Wie kann das sein? 

Wir alle kennen das Gefühl der Tool-Müdigkeit. Häufige Gründe für die Unzufriedenheit mit (neuen) Anwendungen sind mangelnde Nutzer-Kenntnisse durch unzureichende Schulungsangebote oder vorhandene Schulungen werden aus (gefühltem) Zeitmangel nicht besucht.  

Assistenzen nehmen in diesem Zusammenhang oft eine Vorreiterrolle ein, da sie sich schnell in neue Tools einarbeiten und somit Anleitungen für das Team erstellen können. Sie sind auch am ehesten in der Lage, Möglichkeiten und Grenzen der Anwendung einzuschätzen. Assistenzen sind also ideale Manager für die digitale Zusammenarbeit. Man sollte sie deshalb proaktiv in die Planung einbeziehen. 

Und einen Ansatz, wie man diese Aufgabe strategisch und transparent angehen kann, beschreibe ich in Teil 2.