Vor diesem Interview hätte ich nicht gedacht, dass Intuition beim Datenschutz überhaupt eine Rolle spielen könnte. Für Ilka Fritzsche sind Assistenzen wichtige Verbündete für Datensicherheit, weil sie zuverlässig die Interessen des Unternehmens im Blick behalten. Auch die Adresspflege sehe ich übrigens nach dem Gespräch mit ganz neuen Augen. Mehr dazu im Interview.
Ilka brennt für das Thema Datenschutz. Das wusste ich bereits seit ihrer ersten Nachricht an mich – ein kleiner Hinweis nach einem OneNote-Webinar – die gezeichnet war mit “die Ilka vom Datenschutz”. Beim Planen dieser Interviewreihe dachte ich direkt an sie und zu meiner großen Freude hat sie zugesagt.
Vor zwei Jahren ist Ilka Fritzsche aus der Assistenz gewechselt in eine neue Position in der Abteilung für Datenschutz und Informationssicherheit, parallel dazu hat sie eine Weiterbildung beim TÜV SÜD abgeschlossen.
Im Interview schildert Ilka, was Datenschutz mit Bauchgefühl zu tun hat und gibt wertvolle Praxistipps. Außerdem hat sie mir erzählt, wie sie ihr Weg aus der Assistenz geführt hat.
Zu Beginn des Interviews habe ich Ilka gefragt, wie Datenschutz und Informationssicherheit eigentlich zusammenhängen.
„Es heißt zwar Datenschutz, aber eigentlich schützen wir mehr als nur Daten, wir schützen deine Persönlichkeitsrechte.“
Ilka erklärt die Zusammenhänge wie folgt: “Datenschutz bedeutet, dass niemand mit deiner Adresse, deiner Telefonnummer oder deinem Geburtsdatum Schindluder treibt, dich mit Spam überschüttet, deinen Briefkasten vollmacht oder plötzlich vor deiner Haustür steht.” Beim Thema Informationssicherheit geht es hingegen um den Schutz von Geschäftsgeheimnissen und die Sicherheit der technischen Infrastruktur.
Beide Bereiche überschneiden sich, zum Beispiel beim Thema “Phishing”, wenn also von Betrügern Passwörter und persönliche Daten im Netz abgefischt werden. Für diese Gefahren zu sensibilisieren, gehört zu Ilkas Aufgaben. Ihre Abteilung erstellt Schulungen und Awareness-Kampagnen und führt Audits in den Abteilungen durch.
„Wie bei der Feuerwehr: Natürlich löschen wir auch, wenn etwas passiert ist, aber der größte Teil meiner Arbeit besteht darin, alle so zu schulen, dass Probleme gar nicht erst entstehen.“
Assistenzen als Hüter:innen sensibler Informationen
Für Ilka ist klar, dass Assistenzen ein gutes Gespür für den richtigen Umgang mit vertraulichen Informationen haben. Sie rät, unbedingt auf das eigene Bauchgefühl zu hören, denn die meisten Menschen spüren intuitiv, wenn etwas nicht stimmt.
„Mir hat letztens jemand erzählt, sie hätte eine E-Mail bekommen, die ihr komisch vorkam. Die Nachricht kam vermeintlich vom Finanzamt, war aber viel zu nett geschrieben. Da wusste sie gleich, dass es sich um eine Phishing-Mail handelte.“
Assistenzen haben oftmals Zugriff auf personenbezogene Daten ihrer Führungskraft und des gesamten Teams, wie beispielsweise Geburtsdaten, Wohnadressen und private Telefonnummern.
„Die meisten denken bei Sicherheit zuerst an Kreditkartendaten, aber es beginnt schon damit, was du alles über deine Kolleginnen und Kollegen weißt. Als Assistenz kennst du oft sogenannte ‚Artikel-9-Daten‘, das sind besonders schützenswerte Daten wie Allergien und andere Gesundheitsinformationen. Mit diesem Wissen kann großer Schaden angerichtet werden.“
Mit ihrer alltäglichen Arbeit können Assistenzen viel zum Schutz des Unternehmens beitragen. Das beginnt bereits bei der Datenpflege. Daten aktuell zu halten ist aktiver Datenschutz. Denn wenn ein Verteiler nicht mehr aktuell ist, könnte jemand Informationen erhalten, die er nicht mehr bekommen soll.
„Daten dürfen nicht unbegrenzt lange aufbewahrt werden. Es gibt gesetzliche Vorschriften, die festlegen, dass Daten irgendwann gelöscht werden müssen. Aber wer kümmert sich darum, wenn nicht die Assistenz? Niemand sonst sieht das!“
Verstöße gegen die IT-Sicherheit sind schnell passiert, nicht einmal in böser Absicht, sondern aus Hilfsbereitschaft. Ein Beispiel: Der ehemalige Praktikant unterhält sich mit der neuen Praktikantin im Wohnheim über ein Projekt. Dabei stellen die beiden fest, dass sie Zugriff auf die Projektunterlagen haben. Sie schauen gemeinsam hinein, weil die Rechte noch nicht zurückgenommen wurden.
Ein Alleinstellungsmerkmal vieler Assistenzen ist laut Ilka, dass sie ein Auge auf Prozesse haben und sie auch sorgfältig abschließen. Oft sind sie die Ersten, die auf Probleme wie im Praktikanten-Beispiel aufmerksam werden, und sorgen dann dafür, dass alles sauber gelöst wird. Diese Sorgfalt ist für alle Firmen essentiell.
Den Schutz des Unternehmens im Blick behalten
Wer als Assistenz Veranstaltungen plant, ist ebenfalls mit Datenschutzthemen konfrontiert und sollte auch in diesem Bereich Standing beweisen. Bei Events spielen viele personenbezogene Daten eine Rolle. Diese Informationen sollten jedoch besonders sparsam und zielgenau zusammengestellt werden.
„Die Liste mit der Sitzordnung und Informationen über Lebensmittelallergien beispielsweise ist nur für die Servicekräfte gedacht, denn sie müssen wissen, wer welchen Teller bekommt. Die Person am Einlass muss hingegen nur den Namen kennen.
Ist also komisch, wenn am Empfang eine detaillierte Liste mit Namen, Unverträglichkeiten und Sitzordnung bereitliegt.“
Vorsicht ist auch bei Veranstaltungsfotos geboten. Teilnehmer:innen haben ein Recht auf Widerspruch zur Verwendung ihrer Bilder. Es muss auch Transparenz darüber geben, in welchem Rahmen die Fotos veröffentlicht werden, sei es interne Nutzung oder Social Media. Geht es um Fotos mit Kindern (beim Zukunftstag oder Tag der offenen Tür), gelten noch strengere Regeln. Die Zustimmungsrechte für die Verwendung von Bildern liegen immer bei den Erziehungsberechtigten.
Wenn im Vorfeld nicht über das Thema Bildrechte gesprochen wird, sollte sich die für das Event zuständige Assistenz unbedingt dazu äußern.
„Sag auf freundliche Art, dass du gern jemanden vom Datenschutz hinzuziehen möchtest. Du solltest dabei auch erwähnen, dass es richtig teuer werden kann, wenn hier etwas falsch gemacht wird. Das ist vielleicht unbequem, aber du musst auch die Firma schützen.“
Wer das beherzigt, muss auch keine Angst vor einem Datenschutz-Audit haben. Wenn Gefahren nämlich erkannt und angesprochen werden, können Probleme gemeinsam schnell beseitigt werden. Ilka stellt oft fest, dass die Kolleginnen und Kollegen gute Ideen entwickeln, wie sich Datenschutzprobleme lösen lassen. Auch deswegen ist ihr ein guter Draht zu den Assistenzen wichtig.
Stärken sichtbar machen: Von der Assistenz zur Expertin
Gerade im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit ist ein diverses Team mit verschiedenen Bildungshintergründen wichtig, das die Arbeitsweisen ganz normaler Anwenderinnen und Anwender kennt.
So hat auch Ilka den Weg in die neue Rolle gefunden: Sie und eine andere Assistentin wurden gezielt angesprochen. Dennoch war sich Ilka unsicher, ob sie die Richtige für die angebotene Stelle war. Ihre Zweifel wurden durch ein Telefonat mit einer Kollegin ausgeräumt, die sie zuvor auditiert hatte:
„Nachdem ich ihr erzählt hatte, welche Bedenken und Sorgen ich hatte, ist sie in schallendes Gelächter ausgebrochen und hat gesagt: ‚Du bist so lustig, wir haben doch die ganzen Audits mit dir vorbereitet!‘“
Der Zeitpunkt für einen Wechsel war perfekt, denn Ilka hatte das Gefühl, dass es für sie in der Assistenz keine Entwicklungsmöglichkeiten mehr gab. Bis zur Rente für andere Termine zu machen und Leuten hinterherzuräumen, war für sie keine Perspektive.
„Wir trauen uns zu wenig zu. Das ist für mich ein echtes Problem in der Assistenzarbeit. Wir erledigen viele Dinge direkt, die eigentlich andere entscheiden müssten, und dennoch kommen wir nicht auf die Idee, dass wir längst das nötige Wissen dafür aufgebaut haben.“
Das macht für Ilka Netzwerke wie das ANiD so wertvoll. Der Austausch mit Kolleginnen aus anderen Bereichen oder Regionen zeigt, dass viele die gleichen Probleme haben – und oft findet man durch den Austausch eine Lösungsidee.
Wenn du dich mit Ilka vernetzen möchtest, kannst du sie über LinkedIn kontaktieren. Außerdem hat Ilka ein eigenes Blog, auf dem sie ihren Alltag abseits des Büros zeigt.
Titelfoto und das Foto rechts: Meike Michel
Dieses Interview ist Teil einer Serie von Gesprächen mit Assistenzen. Wenn du auch Lust auf ein Interview hast, freue ich mich über den Kontakt. Du erreichst mich per E-Mail oder über LinkedIn.
Möchtest du mehr darüber lesen, wie die moderne Assistenz tickt? Alle Interviews auf einen Blick gibt es hier.
Praxistipps für alle, die sich für Datenschutz interessieren
Möchtest du die eingehender mit Datenschutz und Informationssicherheit beschäftigen? Die meisten Unternehmen bieten regelmäßig Schulungen zum Thema an, die du belegen kannst. Wenn du noch tiefer ins Thema eintauchen willst, frag mal nach, ob du die Schulungen unterstützen kannst. Denn deine Perspektive ist wertvoll.
llkas Tipps zum achtsamen Umgang mit Informationen am Arbeitsplatz:
- Datenschutz benötigt keine aufwändigen Gadgets. Sichtschutzfolie für den Rechner und ein vernünftiges Passwort, das lang genug ist, Buchstaben und Zeichen enthält und nicht “Holiday 2025” heißt, reichen völlig aus.
- Wichtiger ist es, den eigenen Arbeitsplatz mit offenen Augen zu betrachten: Was liegt auf meinem Schreibtisch oder in der Ablage? Welche Infos hängen an der Pinnwand? Ist mein Rechner gesperrt, wenn ich den Raum verlasse?
- Die gleiche Sorgfalt kannst du beim Abräumen eines Konferenzraumes walten lassen: Whiteboard abwischen, Flipchart abreißen, mitgebrachte Unterlagen wieder mitnehmen und Dokumente sicher entsorgen.
- Wenn du ein ungutes Bauchgefühl beim Umgang mit schützenswerten Daten hast, sprich das offen an und mache Verbesserungsvorschläge.
- Oder wirf einen Blick in die Firmen-Datenschutzrichtlinien und nimm Kontakt auf zur Ansprechperson zum Datenschutz.
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