Schreibende Maschinen: Künstliche Intelligenz im Büro

Wie kann man die neuen KI-Anwendungen sinnvoll für die Assistenzarbeit einsetzen? Ich zeige euch meine zwei Tops und zwei Flops bei der Arbeit mit LLMs wie ChatGPT, Copilot und Gemini. Das wichtigste Starterwissen habe ich euch in diesen Text gepackt: Mit Beispielprompts von mir und Antworten von Gemini.

Seit Anfang 2023 bin ich in der KI-Taskforce meines Arbeitgebers aktiv und teste KI-Anwendungen wie ChatGPT und Microsoft Copilot (die auf der Technologie der Firma OpenAI basieren) und Gemini (das ist die Anwendung von Google) für den Büroalltag. Alle sind Large Language Models, also große Sprachmodelle (kurz „LLM“).

In diesem Text findet ihr Basiswissen über Künstliche Intelligenz für Einsteiger*innen und praktische Anwendungsmöglichkeiten, die wirklich etwas bringen – meistens Zeitersparnis, seltener ein fertiges Ergebnis. Hier gilt – wie so oft im Büro – das Pareto-Prinzip: 80 Prozent der Aufgabe erledigt die KI in wenigen Sekunden, aber für die letzten 20 Prozent brauchen wir doch noch menschliche Intelligenz … und auch 80 Prozent der Zeit.

Sprechende KI: Large Language Models

Large Language Models sind in der Lage, Sprache zu verstehen und Texte zu generieren. Man kann, und das ist die neue Entwicklung, mit diesen Anwendungen ganz einfach per Chat kommunizieren. Gibt man der KI über den Chat eine Anweisung (man nennt das „Prompt“, und spricht von „Prompting“, wenn es um die Erstellung dieser Anweisungen geht), ist die KI in der Lage, diese irrwitzig schnell auszuführen.

Die Sache hat allerdings einen Haken: Die KI generiert Antworten, die die gestellte Aufgabe in der Regel optimal lösen. LLMs können aber nicht zwischen richtig und falsch unterscheiden, sie generieren Code, Texte und geben uns Antwort, aber sie erfassen keine Bedeutung.

Wenn wir der KI eine Frage stellen, dürfen wir keinesfalls erwarten, dass sie uns eine „richtige“ Antwort gibt, oder uns die „Wahrheit“ sagt. Sind unsere Fragen sehr vage, füllt die KI die Lücken einfach mit passendem Text oder Blabla auf, dann spricht man von einer „Halluzination“.

Flop 1 – „Einfach“ mal ChatGPT fragen

Vanity Search, also die KI zu fragen, wer man ist, ist oft der erste Test, den die Leute ausprobieren. In den allermeisten Fällen kommt dabei ziemlicher Quatsch heraus. Deshalb ist das mein Flop Nummero Uno:

Wer die KI fragt „Wer ist …?“ und dann den eigenen Namen eingibt, bekommt in der Regel keine sinnvolle Antwort. Gemini informiert knapp „Ich habe nicht genügend Informationen zu dieser Person“. Da liefert eine einfach Google-Suche bessere Ergebnisse. Leider sind das oft die ersten Gehversuche mit der KI und viele lassen sich davon direkt abschrecken. Wir aber nicht!

Top 1 – Klare Ansagen

Mit einem spezifischen Prompt bekommen wir viel bessere Ergebnisse. Die KI braucht von uns guten Input, um passende Antworten zu generieren. Unsere Prompts sollte daher einige Kriterien erfüllen und es lohnt sich, daran zu feilen. Was muss rein in unsere Aufforderung? Unser Prompt ist eindeutig und detailliert in ganzen Sätzen formuliert. Wir definieren darin unser Ziel und den gewünschen Ton der Antwort. Wir geben an, für welchen Kontext sie gedacht ist und im Idealfall sagen wir der KI, welche Quellen wir bevorzugen.

Da wir nun wissen, wie man einen guten Eingabebefehl erstellt, können wir auch gleich zur ersten praktischen Anwendung übergehen. Bevor wir der KI Informationen geben, machen wir uns aber immer bewusst, dass wir keine Unternehmensdetails oder personenbezogenen Daten preisgeben. Im Zweifelsfall anonymisieren wir unsere Eingaben, die Ergebnisse werden trotzdem gut sein, das verspreche ich.

KI für die Planung von Meetings und Sitzungen

Nehmen wir die Sitzungsplanung. KI kann einen schnellen Entwurf für einen Tagesablauf mit einigen festen Programmpunkten erstellen. Ein detaillierter Prompt dafür könnte zum Beispiel so aussehen:

Ich bereite ein Meeting des Assistenznetzwerks vor, bei dem besprochen werden soll, wie KI für die Assistenzarbeit effektiv genutzt werden kann. Das Meeting soll von 9:00 bis 15 Uhr dauern mit einer Mittagspause zwischen 13 und 14 Uhr. Wir haben eine Digitalstrategin für eine Keynote eingeladen und möchten den Rest der Zeit für den aktiven Austausch und einen Workshop nutzen, der alle Teilnehmenden positiv auf das Thema KI blicken lässt. Bitte erstelle mir eine Agenda mit Tagesordnungspunkten und Zeitangaben.

Und die KI (in diesem Text verwende ich immer Gemini) schlägt mir innerhalb weniger Sekunden eine stimmige Agenda vor und hat sogar zusätzliche Anregungen für mich. Hier seht ihr das Ergebnis – man bekommt sofort Lust auf das Event, oder? Die Keynote halte ich auch gerne für euch 🙂

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KI für die Assistenzarbeit – Ein Tag für neue Perspektiven

Zeit: 9:00 – 15:00 Uhr Ort: [Ort angeben]

9:00 – 9:30 Uhr: Begrüßung und Einführung

• Begrüßung der Teilnehmer*innen: Kurze Vorstellung der Teilnehmer*innen und ihrer Rollen
• Einführung in das Thema KI: Was bedeutet KI für uns als Assistenzkräfte?
• Zielsetzung des Meetings: Gemeinsam die Erwartungen und Ziele für den Tag definieren

9:30 – 11:00 Uhr: Keynote: KI – Chancen und Herausforderungen für die Assistenz

• Keynote-Vortrag: [Name der Digitalstrategin] gibt einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten und Herausforderungen von KI in der Arbeitswelt, insbesondere für Assistenzkräfte.
• Q&A: Möglichkeit für die Teilnehmer*innen, Fragen an die Keynote-Speakerin zu stellen

11:00 – 11:30 Uhr: Kaffeepause und Networking

11:30 – 13:00 Uhr: Workshop: KI im Alltag – Erste Schritte

• Gruppenarbeit: Die Teilnehmer*innen werden in kleinere Gruppen aufgeteilt und erarbeiten gemeinsam konkrete Anwendungsbeispiele für KI in ihrer täglichen Arbeit.
• Präsentation der Ergebnisse: Jede Gruppe stellt ihre Ideen kurz vor und es findet ein gemeinsamer Austausch statt.

13:00 – 14:00 Uhr: Mittagspause

14:00 – 15:00 Uhr: Ausblick und nächste Schritte

• Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse: Gemeinsames Reflektieren über die gewonnenen Erkenntnisse.
• Definition konkreter Maßnahmen: Welche nächsten Schritte können im Assistenznetzwerk unternommen werden, um KI effektiv einzusetzen?
• Offene Fragen und Diskussion: Möglichkeit für weitere Fragen und einen offenen Austausch.

Zusätzliche Anregungen:

• Interaktive Elemente: Binden Sie die Teilnehmer*innen aktiv ein, z.B. durch kurze Umfragen oder Brainstorming-Runden.
• Praxisbeispiele: Präsentieren Sie konkrete Beispiele von Unternehmen, die KI erfolgreich in der Assistenzarbeit einsetzen.
• Tools und Ressourcen: Stellen Sie eine Liste von nützlichen Tools und Ressourcen zur Verfügung, die den Teilnehmer*innen den Einstieg in die Welt der KI erleichtern.

Wichtiger Hinweis:

• Individuelle Anpassung: Passen Sie die Agenda an die spezifischen Bedürfnisse und Interessen Ihrer Teilnehmer*innen an.
• Technische Voraussetzungen: Stellen Sie sicher, dass die notwendigen technischen Voraussetzungen für den Workshop (z.B. Präsentationstechnik, Online-Tools) gegeben sind.

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Ich habe das alles direkt aus Gemini kopiert, ohne Änderungen.

Auf diese Weise könnt ihr natürlich nicht nur eine Agenda aus ein paar Programmpunkten erstellen. Auch ein Moderationsfahrplan aus einer (anonymisierten) Agenda, eine ansprechende Einladung und ein Entwurf für die Präsentation und die Struktur für das Protokoll auf Basis dieser Informationen ist denkbar.

Für Meetings und Sitzungen hat man als Assistenz meist Vorlagen in der virtuellen Schublade liegen, aber die KI gibt an der einen oder anderen Stelle neue Impulse. Gerade, wenn man ein altes Konzept erneuern möchte, können Gemini und Co. gute Dienste leisten.

Flop 2 – „Tolle“ Bilder generieren lassen

Wer hat noch nicht das drollige Bild mit dem imaginären Lego-Set „Office Manager“ auf LinkedIn gesehen, das eine Lego-Sekretärin mit tausend Armen, die veschiedenen Technik-Gadjets halten, an ihrem Schreibtisch voller Bildschirme zeigt? Bilder mit KI zu generieren ist easy und wird im Moment gehyped. Ich halte nicht viel davon.

Zum einen ist das eine Frage des persönlichen Geschmacks (künstliche Bilder sind für mich furchtbar überladen) zum anderen reproduzieren diese Bilder oft billige Klischees (auf LinkedIn postet Lisa Krawczyk regelmäßig ihre Beobachtungen). Denn KI generiert, was sie aus den Daten, mit denen sie gefüttert wird, herauslesen kann.

So süß die vielarmige Assistentin auch sein mag, wollen wir das wirklich? Zu den Multitaskern gehören? Wollen wir dafür gelobt werden? Ich jedenfalls kann (und will) das alles nicht mehr. Deswegen mein Flop Nummer zwo.

Top 2 – Neuen Aufgaben Aufmerksamkeit schenken

Es gibt einige Dinge, die in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewinnen, sich aber noch nicht in unseren Prozessen widerspiegeln. Foto- und Videomaterial werden zum Beispiel immer wichtiger. Bei Mitgliederveranstaltungen werde ich immer öfter gefragt, ob es eine Aufzeichnung gibt und es gehört immer mehr zum guten Ton, Fotos von Live-Veranstaltungen auf LinkedIn zu posten.

KI für das Erstellen von How-Tos

Wenn kein Budget für professionelle Fotos eingeplant ist, bleibt diese Aufgabe schnell an jemandem aus dem Organisationsteam hängen. Wie kann KI die Assistenten bei einer solchen neuen Aufgabe unterstützen? Fragen wir nach:

Wir möchten gerne vom Event Bilder machen und diese auf LinkedIn posten. Bitte nenne mir mögliche Motive, die sich dafür eignen. Die Fotos werden mit dem Smartphone gemacht. Nenne mir Tipps für gute Gruppenfotos und für kreative Bilder, die den Tag dokumentieren. Eventuell möchten nicht alle Teilnehmenden bei Social Media erscheinen, wie kann ich hier vorgehen?

Gemini beantwortet meine Frage sehr geordnet und gibt einen hervorragenden Überblick darüber, wie man gute Fotos macht, ohne große Vorkenntnisse.

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Motivvorschläge für LinkedIn-Posts

• Gruppenfotos:
  • Klassisch: Die gesamte Gruppe lächelt in die Kamera.
  • Dynamisch: Die Gruppe steht im Kreis oder in einer lockeren Formation, jeder schaut in eine andere Richtung.
  • Interaktiv: Die Gruppe ist bei einer Aktivität eingefangen, z.B. während des Brainstormings oder der Präsentation.
• Einzelpersonen:
  • Porträts: Kurze Interviews mit Teilnehmern, die ihre Gedanken zu KI teilen.
  • Action-Shots: Teilnehmer bei der Arbeit am Laptop oder in Diskussionen.
• Details:
  • Flipcharts: Wichtige Ergebnisse oder Stichworte aus den Workshops.
  • Name-Tags: Eine Collage aus den Namen der Teilnehmer.
  • Kaffeepause: Ein gemütlicher Moment während der Pause.
• Atmosphäre:
  • Raum: Ein Gesamtbild des Tagungsraums, um die Stimmung zu vermitteln.
  • Dekoration: Eventuelle Deko-Elemente, die auf das Thema KI hinweisen.

Tipps für gute Gruppenfotos

• Natürliche Posen: Vermeiden Sie steife Posen, ermutigen Sie die Teilnehmer zu lächeln und miteinander zu interagieren.
• Augenkontakt: Achten Sie darauf, dass möglichst viele Teilnehmer direkt in die Kamera schauen.
• Hintergrund: Wählen Sie einen möglichst unaufgeräumten Hintergrund, damit die Teilnehmer im Vordergrund stehen.
• Licht: Nutzen Sie das natürliche Licht, wenn möglich. Vermeiden Sie Gegenlicht, da es Schatten im Gesicht verursachen kann.

Kreative Ideen

• Timelapse: Erstellen Sie einen kurzen Timelapse-Video vom gesamten Event, um einen dynamischen Eindruck zu vermitteln.
• GIFs: Animierte GIFs von besonderen Momenten, wie z.B. einer Präsentation oder einer lebhaften Diskussion.
• Zitate: Zitieren Sie interessante Aussagen der Teilnehmer oder der Keynote-Speakerin und fügen Sie ein passendes Bild hinzu.
• Hashtags: Verwenden Sie relevante Hashtags wie #KI, #Assistenz, #Netzwerk, um Ihre Beiträge besser auffindbar zu machen.

Umgang mit Teilnehmern, die nicht in den sozialen Medien erscheinen möchten

• Vorab informieren: Informieren Sie die Teilnehmer bereits bei der Anmeldung über die Möglichkeit von Fotos und Videos.
• Respekt: Bitten Sie vor jedem Foto um die ausdrückliche Erlaubnis der Teilnehmer.
• Alternativen: Bieten Sie Alternativen an, wie z.B. ein Gruppenfoto ohne Gesichter oder die Möglichkeit, sich aus den Bildern herauszuschneiden.
• Datenschutz: Erklären Sie, wie Sie mit den Bildern umgehen und welche Datenschutzbestimmungen gelten.

Zusätzliche Tipps:

• Smartphone-Tricks: Nutzen Sie den Porträtmodus für schärfere Bilder und den Burst-Modus für dynamische Szenen.
• Bearbeitung: Verwenden Sie eine einfache Bildbearbeitungs-App, um Helligkeit, Kontrast und Farben anzupassen.
• Storytelling: Erzählen Sie eine Geschichte mit Ihren Bildern, um die Aufmerksamkeit Ihrer Follower zu gewinnen.

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Auch diese Tipps habe ich direkt von Gemini übernommen.

Bis auf eine Unklarheit – das mit dem unaufgeräumten Hintergrund verstehe ich nicht – sind alle relevanten Punkte abgedeckt worden. Für neue Aufgaben kann man sich also richtig schnell aussagekräftige How-Tos erstellen lassen. Mit einer klassischen Googlesuche wäre richtig viel Rechercheaufwand nötig, um eine derartige Liste zu erstellen.

Wir könnten noch weitere Frage anschließen: Welche Fotos wir auf jeden Fall vom Event brauchen oder mit welchen Hilfsmitteln unsere Bilder und Videos noch besser werden. Oder eine Plan erstellen lassen, wie wir eine große Veranstaltung effektiv auf Social Media begleiten können.

So können wir in kürzester Zeit die Qualität der Bilder und Posts optimieren: Ganz ohne generierte Bilder und Texte.

Fazit: Zeit sparen und neue Aufgaben meistern

Ich hoffe, dass meine Tops und Flops zeigen, wie wir als Assistenzen mit dem Thema KI umgehen können: Nicht den Kopf in den Sand stecken, sondern clevere Wege finden, uns zu entlasten und neue Aufgabengebiete zu erschließen. Die Zeit, die an einer Stelle eingespart wird, kann nun für die kleinen Highlights aufgewendet werden, die sonst zu kurz kommen. Wer clever ist, verwendet die Zeit natürlich für ein Lieblingsthema, für das die Zeit sonst immer fehlt. Oder für eine Kaffeepause, auch wichtig.

Ganz bewusst habe ich mich hier für Beispiele entschieden, bei denen die Assistenzposition nicht ausgehölt wird. Sondern Aufgaben, die eher Business as Usual sind (wer denkt schon jedes Mal einen Meeting-Ablauf neu?) wurden durch den KI-Einsatz aufgewertet. Gleichzeitig kann man sich auf neue Aufgaben („Machen Sie doch mal eben schnell ein Gruppenfoto“) mit wenig Aufwand supergut vorbereiten. Es ist aber grundsätzlich nichts dagegen zu sagen, wenn man sich die Arbeit erleichtert, der Workload ist in Sekretariat und Officemanagement ohnehin oft hoch.

Nicht alle Unternehmen erlauben den Einsatz von KI, daran sollte man sich unbedingt halten. Aber auch im privaten Rahmen kann man KI ausprobieren. Wer träumt nicht von einer netten Assistenz, die uns eine kleine Wochenendreise plant? Hier ein Prompt, der ganz gut funktioniert. Man kann alle Städte eingeben, für die man sich interessiert – viel Spaß beim ausprobieren:

Du bist eine Expertin für Städtereisen und unterstützt mich bei der Planung eines langen Wochenendes. Ich brauche von dir eine passende Verbindung von Frankfurt mit der Bahn in die Stadt. Ich möchte von dir außerdem drei Vorschläge für Sehenswürdigkeiten, die man unbedingt gesehen haben sollte sowie informationen über beliebte Parks und Botanische Gärten in der Stadt. Wenn ich dir die Stadt in den Chat schreibe, erstellst du mir einen Plan. In Ordnung?

Vielleicht noch ein Gedanke zum Schluss: In einer Welt mit KI sind Informationen schnell und unkompliziert verfügbar. Wer sich bisher durch Hoheitswissen abgesichert hat, wird verlieren. Wer sein Wissen teilt und in den Austausch mit anderen geht, kann nur gewinnen. Der persönliche Austausch wird immer wertvoller und Assistenzen haben hier durch die Art ihrer Tätigkeit – Ideen umsetzen, Verbindungen herstellen und gute Rahmenbedingungen schaffen – immer die Nase vorn.