Der passende Werkzeugkasten für’s nächste Projekt

Teil 2 – Vorbereitung ist der Schlüssel

Wie findet man heraus, welche Apps, Tools und Techniken für ein Projekt die richtige Wahl sind? Eine mögliche Hilfestellung, wie man bei Start eines Projekts passgenaue Tools auswählt, möchte ich in diesem Teil vorstellen. Kleine Warnung: Es wird abstrakt, aber hoffentlich nicht trocken.

Planung ist alles

Assistenzen lieben Listen. Die Liste ist der Anfang und das Ende jedes Auftrags. Eine Liste hilft, alle relevanten Informationen zusammenzuhalten und – vor allem bei mündlichen Aufträgen zwischen Tür und Angel – die richtigen Fragen zu stellen. Die Liste wächst schnell und verwandelt sich in von der ToDo-Liste zur Checkliste, zum Zeitplan, zum Ablaufplan, zur Packliste bis sie wieder eine Checkliste wird und sobald der letzte Punkt abgehakt wird, zur Tada-Liste und zur Blaupause für das nächste Projekt.

Bei der digitalen Zusammenarbeit gehört ein neuer Punkt auf unsere Liste: Die Frage nach dem Tool oder dem Toolset, das für ein Projekt genutzt werden soll. Wie wollen wir uns ditigal organisieren? Es lohnt sich, genau hinzusehen, welche Anforderungen ein Tool für das Projekt erfüllen muss.

Ab in die Matrix

Die Rolle der Assistenz im Projekt umfasst auch das Management der technischen Rahmenbedingungen: geeigneten Tools für das Projekt auswählen und einrichten. Die Anforderungen dafür werden aber selten besprochen, Stichwort Tool-Müdigkeit. Hier plädiere ich für die aktive Steuerung der virtuellen Zusammenarbeit durch die Assistenz. Um dabei den Überblick zu behalten, gibt es ein Hilfsmittel: die Stacey Matrix.

Ich habe die Stacey-Matrix bei der Prince2Agile Projketmanagement-Schulung kennengelernt. Sie ist ein Schema, mit dem sich die Komplexität von Projekten bestimmen lässt. Im Zusammenhang mit agilen Methoden wird die Matrix verwendet, um zu klären, welche Porjektmanagement-Methode in Frage kommt. Ursprünglich ist die Stacey-Matrix einfach eine Hilfe, um verschiedene Probleme und Herausforderungen in Projekten sichtbar zu machen. Die Stacey-Matrix sagt uns also, wie nervig und kompliziert ein Projekt wird und zwar noch bevor wir im Chaos feststecken und merken, dass es wohl nicht ausreicht, alles per Mail an alle zu schicken. Cool, oder?

Wenn man einmal verstanden hat, dass diese Matrix geeignet ist, den Komplexitätsgrar eines Projekts zu bestimmen, liegt es auf der Hand, dass man auch Apps und Tools in dieser Matrix verorten kann. Gefunden habe ich aber bisher keinen Artikel dazu und daher mache ich mal einen Anfang.

Kompliziert, komplex, chaotisch …

… damit beschreiben Daily-Soap-Protagonist:innen ihr Liebesleben und die Stacey-Matrix Projekte. Wir schauen uns erstmal die Matrix genauer an und binge-watchen die Soap nachher weiter. Allen, die sich intensiver mit dem Thema beschäftigen möchten, empfehle ich folgende Artikel.

• Kompakte Infos vom Bundesverwaltungsamt
• Fokus auf Agilität von CIO-Magazin
• Klarste visuelle Umsetzung der Matrix bei DNO

Bei der Matrix geht es darum dem Projekt einen Punkt in einem Koordinatensystem zuzuordnen. Dazu stellt man sich zuerst die Frage: Sind die Ziele des Projekts eher klar und eindeutig oder unklar und mehrdeutig? Und betrachtet dann die eigene Vorgehensweise: Kennt man die nötigen Schritte bereits oder ist das Vorgehen neu und unklar?

Die Matrix teilt das Koordinatensystem in vier Zonen ein:

• Einfach: Anforderung klar, Vorgehensweise easy peasy.
• Kompliziert: Anforderung ist nicht ganz klar, Vorgehensweise nicht ganz easy.
• Komplex: Ziele sind eher mehrdeutig, Vorgehensweise eher neu.
• Chaotisch: Weder die Ziele sind eindeutig, noch ist die Vorgehensweise klar. Willkommen im Leben.

Praxisübung: Ordne die verschiedenen Loveinterests deiner Lieblings-Rom-Com auf der Stacey-Matrix ein.

Zurück zu den Tools

Ich mache es kurz. Wir haben die Matrix, wir haben die vier Dimensionen, das war’s eigentlich schon. Jetzt gilt es nur noch, die Tools entsprechend dem Grad der Komplexität auszuwählen. Hier meine Vorschläge dazu:

Einfaches Werkzeug für einfache Projekte

Verortet die Matrix eine Aufgabe als einfach, sind es auch die Hilfsmittel. Wenn wir es genau nehmen: Meistens landen hier gar keine Projekte, sondern das Business as Usual. Einfach machen.

Die Tools: Stift und Zettel. Wenn es eine App sein soll: ToDo, Lists, ein bisschen Outlook. Falls viele Leute daran arbeiten, kann ein Kanban-Board helfen, Engpässe zu erkennen, dann sollten es alle aktiv pflegen.

Komplizierte Projekte – Überblick behalten

Im Gegensatz zu einfachen Projekten, brauchen komplizierte Projekte eine gute Analyse. Bevor es losgehen kann, muss Expertise aufgebaut und die Schritte sorgfältig geplant werden. Aus organisatorischer Sicht ist der Aufwand höher, daher sollten sich die Beteiligten Regeln für die virtuelle Zusammenarbeit geben und im Umgang mit dem Tool geschult werden.

Passendes Tool: Im Microsoft-Universum bildet der Planner diese Form der Komplexität gut ab. Der Planner ermöglicht verschiedene Blickwinkel auf ein Projekt: Zeitplan, Teilaufgaben, persönliche Zuordnung von Aufgaben. Laufen viele dieser Projekte parallel, ist auch MS Project eine Option.

Komplexe Projekte – wir müssen reden

Was sind komplexe Projekte? Ziel und Vorgehensweise sind noch etwas unklarer als bei komplizierten Projekten. Das bedeutet, es gibt immer wieder die Notwendigkeit, sich abzustimmen und zu prüfen, ob man sich noch auf dem richtigen Weg befindet. Die Vorgehensweise hat viel mit Ausprobieren, Anschauen, Anpassen, Weiterprobieren zu tun.

Passendes Tool: Teams, vor allem wegen der integrierten Kommunikationskanäle. Bei komplexen Projekten kommt man um Meetings nicht herum, es braucht Feinabstimmung über den Chat und Teilergebnisse können schnell in die Gruppe gepostet werden. Weiterer Vorteil: In Teams können bei Bedarf weitere Apps ergänzt werden.

Neben der Schulung für die App und Regeln für das virtuelle Miteinander, sollte die Kommunikation im Team thematisiert werden. Feedback ist wichtig, Teilergebnisse müssen vorgestellt werden. Methodisch wird an dieser Stelle auf jeden Fall agiles Arbeiten nötig.

Chaotisches Projekt? Zurück auf Los

Hier brauchen wir gar nicht erst feste Strukturen einzurichten. Sagt die Matrix „Chaos“, müssen Ziele und Vorgehensweise abgeklärt werden. Hier geht es zunächst um Recherche.

Mit welchem Tool das am Besten geht? Infos sammeln – oder fancy gesagt, Wissensmanagement – geht sehr gut mit OneNote oder einem Wiki-System. Umfragen lassen sich mit Forms schnell gestalten. Und für Brainstorming und Visualisierung kann man Whiteboard oder verschiedene Workshop-Klebezettel-Apps verwenden.

Kurzes Fazit

Der Text war lang, also wird das Fazit kurz: Die Stacey-Matrix ist ein hilfreiches Tool, um die Komplexität eines Projekts zu bestimmen. Das ist nicht nur spannend, um herauszufinden, ob hier agil gearbeitet werden kann, sondern gibt auch Aufschluss darüber, welche Office-Anwendungen das Team dafür braucht.

Wie seht ihr das? Ich freue mich über Kommentare, Anregungen und Ergänzungen. Und wo sollte das Love-Interest in der Stacey-Matrix stehen, damit die Liebesgeschichte nicht zu langweilig wird, aber auch ein happy End nicht ausgeschlossen ist?